Legalizar los libros Oficiales
Se efectuará en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda y el plazo es hasta 4 meses después del cierre del ejercicio
Los libros obligatorios son:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
El primer asiento contable será un balance inicial de la empresa
Se anotará también el inventario de cierre de cada ejercicio
Incluirá las cuentas anuales.
Libro de Balances
Se relacionarán los balances de comprobación, al menos cada 3 meses.
Libro de Diario
En él se relacionarán día a día o por totales periódicos, o por meses como tope todas las operaciones de la sociedad, se harán a través de asiento que se numerarán correlativamente por orden de fechas
Depósito de Cuentas Anuales
Son los estados financieros de la empresa, y deben ser presentados por el empresario o por el administrador en un plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio
- El Balance de Situación.
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- La Memoria.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN).
- El Estado de Flujos de Efectivo (EFE).
El Estado de Flujos de Efectivo no es obligatorio si las empresas formulan Balance, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Memoria abreviados.
Las cuentas anuales deben formar una unidad, estar redactadas con claridad y ser fieles al patrimonio y situación financiera de la empresa, de acuerdo al Plan General de Contabilidad y al Código de Comercio
Otros libros que son obligatorios para las Pymes son:
El Libro Registro de Socios
Se relacionarán el nombre y participaciones de los socios fundadores, así como las diversas trasmisiones tanto de la titularidad como de las participaciones. Se incluirá la constitución de los derechos reales y los gravámenes sobre las mismas, con indicaciones de la identidad y domicilio de sus titulares.
Solo puede ser modificado, si en el plazo de 1 mes ningún socio se opone a la rectificación.
El administrador es quien debe custodiarlo y cualquier socio puede consultarlo.
Antes de empezar a usarlo tiene que estar inscrito en el Registro Mercantil
El Libro de Actas
En él se relacionarán todos los acuerdos de las Juntas Generales de la empresa, incluyendo la fecha de la convocatoria de cada Junta, los asuntos tratados y los acuerdos tomados, así como el resultados de las votaciones
Las actas irán firmadas por el presidente y el secretario y antes de empezar a usarlo tiene que estar inscrito en el Registro Mercantil.